ECM TRENDS AUF EINEN BLICK

Die 5 wichtigsten ECM-Trends für den Mittelstand
#ECM #Effizienz #Wirtschaft #Digitalisierung

Dass digitale Geschäftsprozesse im Arbeitsalltag vieles erleichtern können, ist mittlerweile den meisten Unternehmen bewusst. Ein gutes Beispiel dafür sind ECM-Anwendungen (aus dem Englischen „Enterprise Content Management“). ECM steht für Technologien zur digitalen Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Dokumenten.

Solche Anwendungen nutzten vor einem knappen Jahr trotzdem lediglich 11 % der Mittelständer, so das Ergebnis der Bitkom-Studie „ECM im Mittelstand 2017“. Der Mittelstand hinkt somit 80 % der großen Unternehmen, die bereits DMS-Software (Dokumentenmanagement-Systeme) nutzen, hinterher. Gestiegene Anforderungen zur Datensicherheit und rechtskonformen Aufbewahrung von Dokumenten im Rahmen der DSGVO sowie die kontinuierliche Transformation der Arbeitsprozesse durch die Digitalisierung lassen die Motivation der Mittelständer wachsen, vermehrt in ECM-Lösungen zu investieren.

Zur Effizienzsteigerung digitaler Geschäftsprozesse bieten Enterprise-Contentmanagement-Lösungen (ECM) fast so viele Lösungsmöglichkeiten, wie es entsprechende Tätigkeitsfelder gibt. Aber welche ECM-Trends sind für den Mittelstand wirklich interessant? Frank Dembach, Business Development Manager ECM bei TA Triumph-Adler, kennt die fünf Wichtigsten:

1.   Standardisierung: War „Personalisierung“ in den vergangenen Jahren oft das Stichwort Nummer eins, lässt sich allmählich ein Trend in die entgegengesetzte Richtung erkennen: Personalisierung ist immer noch wichtig, aber man sieht bei vielen Kunden auch immer mehr den Wunsch, durch standardisierte Lösungen Kosten zu senken – sowohl bei der Implementierung als auch in der Pflege der Systeme. Natürlich besteht so eine höhere Gefahr, dass nicht immer alles zu 100 % zu den eigenen Bedürfnissen passt – aber das ist aktuell der Trend. Ideal sind deshalb Angebote, die beide Bedürfnisse befriedigen können: Also standardisierte, kostengünstige Einstiegspakete, die sich durch modulare, maßgefertigte Funktionen einfach ergänzen lassen.

2.   Rechnungsmanagement: Rechnungswesen ist bekanntermaßen für Unternehmen ein kostenintensives und sensibles Feld. Hier sind Softwareanwendungen jetzt so weit, dass sie Belege teil- oder sogar ganzautomatisiert einlesen und weiterverarbeiten können. Das ist inzwischen auch so günstig und effektiv, dass es ein reelles Optimierungspotenzial für Unternehmen bietet. Natürlich ist auch eine gewisse Vorsicht geboten, da es sich um empfindliche Bereiche handelt – am wirksamsten erscheint hier immer noch eine Kooperation zwischen automatisierten Systemen und menschlicher Aufsicht. 

3.   Vertragsmanagement: Egal ob mittelständische Unternehmen nur einen Standort haben oder über mehrere verteilt sind – es kann oft schwierig sein, den Überblick über alle Bereiche zu behalten: Das klassische Beispiel sind Telefonverträge, die nicht zeitig gekündigt werden und so manchmal über Monate oder gar Jahre hinweg unnötige Kosten verursachen. Das Tolle am Vertragsmanagement als ECM-Anwendung ist, dass sich ein solches System innerhalb weniger Stunden installieren und mit Daten füllen lässt und das Einsparungspotential dabei enorm ist.

4.   Digitale Personalakte: Durch die DSGVO hat dieser Bereich zusätzlich an Bedeutung gewonnen: DSGVO und Datenschutz sorgen dafür, dass ein Personalsachbearbeiter nicht mehr jederzeit alles sehen und lesen darf. Dies ist in Papierform natürlich kaum zu gewährleisten; auch deshalb wachst das Angebot an ECM-Lösungen für den Bereich HR und Personalmanagement ständig. 

5.    DSGVO: Die Ende Mai in Kraft getretene Datenschutzgrundverordnung bleibt voraussichtlich auch in Zukunft ein dominantes Thema. Aktuell warten alle auf Grundsatzurteile, um zu verstehen, wie die gelebte Praxis der Gesetzesanwendung aussehen wird. Wichtig: Allein die Einführung einer DSGVO-konformen ECM-Software reicht  nicht aus, um DSGVO-konform zu arbeiten. Verantwortlich bleibt in erster Linie das Unternehmen selbst, das seine Prozesse überprüfen und anpassen muss. Übrigens ist natürlich auch zu beobachten, wie sich die Software infolge der DSGVO gewandelt hat: War das sichere und unwiderrufliche Löschen von Daten früher beispielsweise eher sekundär, ist es durch die DSGVO zu einer primären Feature von ECM-Software geworden.

Tschüss Aktenschränke – hallo Zukunft!

Einfacher Einstieg ins digitale Dokumentenmanagement: Der „TA BusinessOptimizer“ ist eine Server-Softwarelösung, in der zentral alle Dokumente abgespeichert werden können und der Anwender via Softwareclient darauf zugreifen kann. Das macht den Umgang mit Verträgen sowie Personal-, Kunden- und Lieferantenakten deutlich effizienter – und außerdem DSGVO-rechtskonform. Vier komfortable Apps (Contract Management, Human Resources, Sales & Distribution, Procurement) schaffen dabei eine zentrale Informationsplattform. Erfahren Sie hier mehr.

Fazit: Auch für mittelständische Unternehmen gibt es immer mehr gute Gründe, ECM-Anwendungen einzuführen. Dank modular ausbaubarer Angebote und günstiger Einstiegsmöglichkeiten sind Kosten kein unüberwindbares Problem mehr. Und durch die gestiegenen rechtlichen Anforderungen an die konforme Aufbewahrung von Dokumenten werden solche Lösungen in Zukunft beinahe unverzichtbar werden.