DIGITALISIERUNG KONKRET: ANWENDUNGEN AUS DER PRAXIS

Digitalisierung konkret: Anwendungen aus der Praxis
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Digitalisierung: Ohne geht’s nicht. Doch welche Prozesse lassen sich mit welchen Tools ­ – am besten mit kleinem Aufwand – digitalisieren? Was gilt es zu beachten? Der Digitalisierungsberater Markus Humpert erklärt im Interview, warum und für wen Chatbots, Cloud-Computing und VR-Brillen lohnende Anschaffungen sein können.

Herr Humpert, geht es nicht auch ohne Digitalisierung?

Ganz bestimmt nicht. Schließlich ist die Digitalisierung heute die Grundlage für Innovation und Treiber Nummer eins für die Optimierung von Abläufen. Auch besitzen die wertvollsten Konzerne der Welt heute keine Fabriken mehr, sondern verdienen ihr Geld mit den Informationen über Milliarden von Kunden, die täglich mehrere Stunden mit ihren Diensten verbringen. Es gibt zwei Milliarden Smartphones auf der Welt – Dienste wie Google, Facebook und Uber sind also aus dem Alltag der meisten Menschen nicht mehr wegzudenken. Das sind Entwicklungen, die die Kommunikation der Menschen und die Wertschöpfung von Unternehmen radikal verändern. 

Welche Unternehmensprozesse lassen sich ganz konkret durch die Digitalisierung optimieren?

Am einfachsten lassen sich die Abläufe verbessern, bei denen der manuelle Aufwand besonders hoch ist. Hier kann man sehr leicht Kosten sparen, die Qualität durch Automatisierung erhöhen und Laufzeiten reduzieren. Wichtig ist dabei, nicht einfach einen analogen Prozess eins zu eins in eine digitale Technologie zu übertragen, sondern zu überlegen, wie man den Prozess besser gestalten kann.     

Können Sie Praxisbeispiele nennen?

Überall dort, wo noch Briefe geschrieben werden, kann man auf digitale Technologien setzen. Das geht auch, indem man Schnittstellen in der Kommunikation mit dem Kunden automatisiert. Geben diese ihre Daten in ein digitales Formular ein, lassen sie sich direkt validieren. Auch lassen sich die Laufzeiten von Standardprozessen wie der Reisekostenabrechnung reduzieren. Und bei der internen Zusammenarbeit leisten digitale Meetingräume, Wissensdatenbanken und Chat-Tools wie „Slack“ einen echten Mehrwert.

Angestellte sind ja darauf angewiesen, dass Informationen im Alltag schnell verfügbar sind. Wenn zum Beispiel der Vertriebsmitarbeiter vor Ort in Echtzeit auf Lagerbestände und andere Kapazitäten zugreifen kann und mit wenigen Klicks den Auftrag auslöst, dann ist das nicht nur sehr effizient, sondern macht auch den Kunden glücklich. Die Basis dafür stellen moderne „ERP-Systeme“, das sind betriebswirtschaftliche Softwarelösungen zur Steuerung von Geschäftsprozessen. Und auch Dokumente müssen nicht mehr hin- und hergeschickt werden, weil man in der Cloud sofort sehen kann, was Kollegen schreiben, und direkt darauf reagieren kann. 

Wie steht es dabei um die Kosten?

Dank „Cloud-Computing“, also wenn man IT-Ressourcen über das Internet nutzt, können mittelständische und kleine Firmen die gleiche Technologie-Power nutzen wie Großkonzerne. Sie sind nicht mehr gezwungen, hohe Summen in Hardware und Lizenzen zu investieren. Das erhöht die Sicherheit und Leistungsfähigkeit enorm. Es gibt sehr viele Cloud-Tools – vom einfachen Texterstellungstool über Dokumentenspeicher bis hin zu komplexen Spezialanwendungen. 

Die Auswahl an Tools und Technologien ist groß. Welche sind besonders wichtig?

Für kleine und mittlere Unternehmen wird „künstliche Intelligenz“ im Bereich Kommunikation immer relevanter. So können „Chatbots“ eigenständig mit Kunden interagieren, was vor allem bei Standardanfragen hilfreich ist. Allgegenwärtig ist aber auch das Thema „Big Data“: Hier ist es wichtig, entweder intern oder gemeinsam mit einer Data-Science-Beratung zu überlegen, wie man neue Erkenntnisse aus seinen Daten generieren kann. Das kann in vielen Bereichen nützlich sein. Maschinen lassen sich beispielsweise mithilfe einer „Predictive-Maintenance-Analyse“ vorrausschauend warten, was ihre Ausfälle vermeidet.    

Welche Risiken gilt es zu beachten?

In den Bereichen Datenschutz und IT-Sicherheit haben die Unternehmen die größten Sorgen. Zumindest für Cloud-Dienste kann ich Entwarnung geben: Wie bei den meisten Softwareanwendungen sind unzureichend geschulte Mitarbeiter und lückenhafte lokale Sicherheitsrichtlinien das größte Risiko. Aber auch hier gibt es tolle Tools, die beispielsweise dabei helfen, Passwörter korrekt zu verwalten und regelmäßig zu ändern. 

Wohin wird die digitale Reise künftig gehen, und welche Technologien und Anwendungen kommen als Nächstes?

Ganz viel passiert in den Bereichen „Virtual Reality“ und „Augmented Reality“, also in der Kombination aus analoger Realität und übergelagerten Informationen. Zum Beispiel kann sich der Mitarbeiter eines Logistikzentrums über eine VR-Brille Informationen zu den verschiedenen Paketen einblenden lassen. Er kann dann das Paket nicht mehr manuell, sondern einfach per Geste einscannen. Diese Technologie wird für ganz viele Firmen relevant werden. Es lohnt sich, mal eine VR-Brille für die eigenen Mitarbeiter anzuschaffen, damit sie erleben können, was alles möglich ist, wie sich das anfühlt.   

Wie können sich Unternehmen darauf vorbereiten?

Sie müssen veränderungsbereit sein, müssen es wollen, neue Technologien zu adaptieren und im Sinne der Kunden umzusetzen. Agile Prozesse sind unabdingbar. Es ist auch hilfreich, sich die Innovationskraft von Start-ups zunutze zu machen, um Zugang zu den neusten Anwendungen zu bekommen. Und: Das Arbeitsleben ändert sich. Die 40 Jahre dauernde Karriere bei demselben Arbeitgeber oder den Acht-Stunden-Arbeitstag wird es immer seltener geben. 

Einen einfachen und schnellen Digitalisierungseinstieg bieten auch die Lösungen von TA Triumph-Adler zur Digitalisierung & Automatisierung.